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Convention d’achats du Centre Hospitalier de Wallonie picarde

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§1. APPLICATION

La présente convention d’achat concerne tout achat de marchandises, matières premières, matières consommables, disposables, biens d’équipement, travaux, services, contrats ou conventions de services donnant lieu à une facturation par le fournisseur et/ou à un paiement de la part de l’A.S.B.L. du Centre Hospitalier Wallonie Picarde à l’exception des conventions de services passées avec les prestataires médicaux et paramédicaux du CHwapi

Les présentes conditions générales d’achat annulent toutes conventions contraires, notamment les conditions générales de vente du vendeur.  Ces conditions générales sont présumées êtres acceptées par le vendeur dès le commencement de l’exécution de la première commande.

§2. COMMANDES

Sauf convention contraire, toute livraison et facturation de marchandises, matière première, matière consommable, disposable, biens d’équipement, travaux, services, contrat et convention de service doit avoir  fait l’objet d’une commande préalable, matérialisée par un bon de commande signé par une personne autorisée conformément au manuel d’achat du CHwapi. Les médecins et paramédicaux, prestataires indépendants, ainsi que le personnel contractuellement attaché au CHwapi n’ont pas le pouvoir d’engager l’institution sans contreseing de la direction générale et/ou de la direction compétente.  Les commandes passées en violation de ce qui est mentionné au § 1  ne seront ni réceptionnées, ni payées.

§3. GARANTIE DE BONNE FIN

Les garanties légales de bonne fin sont d’application. En particulier, lorsque l’importance et/ou le cadre légale régissant la passation du marché l’impose(nt), le fournisseur est tenu de déposer en garantie un montant fixé de commun accord.  Les équipements bénéficient systématiquement d’une garantie all-in minimum de deux ans.

§4. LIVRAISON OU EXECUTION DE L’OBJET DE LA COMMANDE

Toute modification dans la date, lieu et heure de livraison doit faire l’objet d’accord préalable avec la personne autorisée signataire du bon de commande. Le non respect des date, lieu et heure de livraison prévus par le bon de commande ou par contrat d’achat, peut entrainer la résiliation de plein droit, sans mise en demeure, même en cas de réception faite par un transporteur tiers.

Sauf dérogation expresse du dossier négocié auprès du service des achats, tous les envois seront rendus à leur destination franco de port.

Le cas échéant, selon la nature du marché, le transfert de propriété s’opère dans le respect d’une procédure provisoire.

En cas de retard de livraison ou de non-conformité, il sera dû de plein droit, et malgré la résiliation éventuelle du contrat, et sans mise en demeure, à titre d’indemnité, un montant de 1,25% du montant de la commande, calculé par prix unitaire et par semaine de retard ou un montant de 15% du montant de la commande en cas de non-conformité, à titre de clause pénale irréversible.

La faillite du fournisseur entraîne de plein droit la résiliation de la commande dès son prononcé.

Adresse de livraison

L’adresse de livraison stipulée sur le bon de commande est une condition impérative de l’achat.  Aucune marchandise ne sera acceptée pour un autre site de livraison.  A défaut de toute mention sur le bon de commande, l’adresse de livraison est celle du siège social :

Centre Hospitalier de Wallonie picarde
Avenue Delmée 9
7500 TOURNAI
Tél : 069/25.81.11

Lieux et heures de livraison

Sauf convention contraire, les heures de livraison sont les jours ouvrables de 8h00 – 12h00 et de 13h00 à 16h00. Toute livraison en dehors de ces heures se fera sous la responsabilité du fournisseur jusqu’au contreseing de la note d’envoi par une personne autorisée. Les principaux lieux de livraison (non exclusifs) sont ainsi dénommés dans les bons de commande :

- site Union : Rue des Sports, 51 à 7500 Tournai 069/33.11.11Lieu : accès fournisseurs

- site Notre-Dame : Avenue Delmée, 9 à 7500 Tournai 069/25.81.11. Lieu : accès des fournisseurs

- site IMC : chaussée de Saint-Amand n°80 – 7500 TOURNAI 069/88.51.11. Lieu : accès des ambulances

- centre de consultations Notre-Dame : rue de Sondeville, 11-13 – 7600 PERUWELZ 069/77.92.11. Lieu : accueil de 8 h à 12 h et de 13 h 30 à 17 h 30

 

La signature de la note d’envoi par le réceptionnaire ne vaut que pour des réceptions de fournitures et n’implique, en aucun cas, l’acceptation inconditionnelle et sans réserve de la livraison. S’il ne s’agit pas d’une personne autorisée, elle ne décharge pas le fournisseur de la responsabilité de la marchandise.

La livraison sera, le cas échéant, accompagnée du ou des certificats de conformité requis pour son usage et/ou sa détention par les législations et règlements nationaux et/ou européens.

La livraison sera accompagnée d’un bon de livraison (reprenant le numéro du bon de commande), en deux exemplaires, une copie au moins étant destinée au CHwapi.  En ce qui concerne les services ou contrats de service, à défaut de spécifications particulières d’exécution, la prestation ne pourra être entamée qu’avec l’autorisation du commanditaire, demandée au plus tard deux jours ouvrables avant la date d’exécution, et après établissement d’un bon de travail (reprenant les tâches accomplies, heures de début et de fin d’exécution), signée pour accord par le responsable.

§5. CONFORMITE DU MATERIEL

Dans le cadre d’une livraison et/ou d’une mise en service d’un équipement ou de matériel, le fournisseur a l’obligation de transmettre sur simple demande la preuve que la matériel proposé est conforme par rapport aux normes CE, aux normes CE médicales ou encore à autres normes applicables tant au sein de l’Union européenne qu’au niveau de la Belgique (normes spécifiques).

A cet effet, le fournisseur doit pouvoir fournir tout justificatif utile prouvant cette conformité à la demande du CHwapi ou au préalable de la livraison du matériel.

A défaut de cette preuve demandée, le CHwapi se réserve le droit de renvoyer le matériel et de considérer par la même occasion la commande comme nulle et non à venue ; ceci sans frais quelconque imputable au CHwapi.

De même, la mise en service d’un équipement oblige le fournisseur à transmettre systématiquement plusieurs documents notamment : le bordereau de livraison et/ou de mise en service dûment signé par le responsable du CHwapi gestionnaire et précisant ainsi la date de démarrage de la garantie, les manuels d’installation, d’entretien, les fichiers de sécurité, les documents de conformité et de contrôle, bref, tous les documents utiles pour le bon suivi de l’équipement sur support papier (en deux exemplaires) et sur support informatique (pdf ou autre). Le fournisseur s’engage à fournir toutes les informations nécessaires en langue française afin de garantir une bonne utilisation de la marchandise commandée

L’absence de ces documents peut justifier le renvoi du matériel et l’annulation de la commande sans pouvoir prétendre à des frais quelconques imputables au CHwapi ou au paiement du bon de commande.

§6. FACTURATION ET DELAI DE PAIEMENT

Pour chaque prestation de services, le contractant s’engage à établir une facture correspondant aux dispositions contractuelles, une commande et une note d’envoi.

Chaque facture doit obligatoirement contenir les informations suivantes : le nom et l’adresse complète du contractant, la référence du contrat, la description des services fournis, les prix exprimés en euros, le numéro du bon de commande, le numéro de la note d’envoi, les coordonnées bancaires du contractant avec indication de son code IBAN et BIC et son numéro de TVA.  La facture porte mention « service achats » et doit être adressée à l’adresse suivante :

Centre Hospitalier de Wallonie picarde
Avenue Delmée 9
7500 TOURNAI

Le contractant accepte sans réserve les conditions de paiement fixées à 60 jours fin de mois par le Centre Hospitalier de Wallonie Picarde

§7. CONFIDENTIALITE

Sauf autorisation écrite préalable, le vendeur est tenu de garder confidentiels, à l’égard de toute personne non autorisée, les faits, informations, connaissances, documents ou autres éléments qui ont été indiqués être confidentiels.  Le vendeur demeure tenu par cet engagement après l’achèvement des tâches.  Cette obligation subsiste, pour chacun de ces éléments d’information, jusqu’à ce que ces éléments aient fait l’objet d’une divulgation régulière ou si cela a été nécessaire pour des raisons légales, comptables ou réglementaires.

Le vendeur s’engage, pour lui-même et pour son personnel, à n’utiliser à des fins autres que celles de l’exécution de la commande et à ne divulguer à des tiers aucun fait, information, connaissance, document ou autre éléments dont il aurait reçu communication ou pris connaissance à l’occasion de l’exécution de la commande, ainsi qu’aucun des résultats de ses services.  Ces obligations persisteront après l’exécution du contrat.

§8. SOUS-TRAITANCE

Sauf autorisation écrite préalable du Centre Hospitalier de Wallonie Picarde, le vendeur ne peut sous-traiter même partiellement l’exécution de la commande ou des tâches qui lui ont été confiées, ni se substituer, en fait, à des tiers aux mêmes fins.

Dans tous les cas, et même lorsque le Centre Hospitalier de Wallonie Picarde autorise le vendeur à sous-traiter, le contractant reste seul et entièrement responsable de la bonne exécution de la commande, tant envers le CHwapi qu’envers les tiers.

En l’absence de l’autorisation visée au § 1 ou en cas de non respect des conditions dont elle est assortie, la cession ou la sous-traitance effectuée par le vendeur n’est pas opposable au CHwapi et n’a aucun effet à son égard.

§9. LITIGES

Le non-respect des présentes conditions ne pourra être invoqué qu’en cas d’extrême urgence, en particulier lorsque celles-ci ont des implications vitales pour les patients du CHwapi.  Le caractère d’extrême urgence devra être prouvé par le fournisseur et/ou l’émetteur de la commande. Tout litige sera de la compétence exclusive des Tribunaux de Tournai.